Für Zahnarztpraxen ist ein Newsletter einer der wenigen Werbekanäle, die sie vollständig selbst steuern können: Die Einführung neuer Behandlungen, Prophylaxe-Tipps, neue Öffnungszeiten und sonstige Neuigkeiten aus der Praxis erreichen die Patientinnen und Patienten direkt im Postfach. Die Wahl des Newsletter-Anbieters ist dabei jedoch keine reine Geschmacksfrage.
Wir haben vier Newsletter-Tools aus der EU verglichen: nach Datenschutz, Preis, Bedienbarkeit und Funktionsumfang. Am Ende jedes Porträts steht eine Bewertung von 1 bis 5 Punkten.
Worauf Zahnarztpraxen bei der Auswahl eines Newsletter-Anbieters achten müssen
Der wichtigste Unterschied zwischen den Anbietern liegt nicht im Editor, sondern darin, wo und von wem die Daten Ihrer Empfängerinnen und Empfänger verarbeitet werden. Sechs Punkte sollten Sie vor dem Vertragsabschluss prüfen.
1. Der Gesundheitsbezug der Empfängerliste
Der Europäische Gerichtshof legt den Begriff der Gesundheitsdaten weit aus. Im Verfahren „Lindenapotheke“ (C-21/23, Oktober 2024) genügten bereits Bestelldaten für apothekenpflichtige Produkte. Vor diesem Hintergrund wird diskutiert, ob schon die Information, dass jemand Patientin oder Patient einer Zahnarztpraxis ist, als Gesundheitsdatum nach Art 9 DSGVO zu werten ist.
Bei der Auswahl eines Tools lohnt daher ein Blick darauf, welche Daten Sie dort überhaupt verwalten möchten, etwa Segmente oder Felder mit Behandlungsbezug.
2. Serverstandort und Unternehmenssitz
Alle fünf Anbieter in diesem Vergleich speichern Daten in der EU. Entscheidend ist zusätzlich, ob für Hosting oder Versand Dienstleister mit Sitz in den USA eingebunden sind. In diesem Fall bleibt ein Restrisiko behördlicher Zugriffe nach US-Recht, auch wenn die Server in Europa stehen.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragsverarbeiter
Seriöse Anbieter stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art 28 DSGVO online zur Verfügung. Lesen Sie die Liste der Unterauftragsverarbeiter im Anhang: Sie zeigt, welche weiteren Unternehmen Zugriff auf die Daten haben können.
4. Einwilligung und Double-Opt-in
§ 174 TKG 2021 regelt, unter welchen Voraussetzungen Werbe-E-Mails versendet werden dürfen. Die Regel ist eine vorherige Einwilligung; die Ausnahme für Bestandskunden ist an mehrere Bedingungen geknüpft. Das Tool sollte Double-Opt-in als Standard anbieten und die Einwilligung mit Zeitstempel protokollieren.
5. Öffnungs- und Klickverfolgung
Die meisten Tools messen standardmäßig, wer welchen Newsletter geöffnet und welchen Link geklickt hat. Das ist eine personenbezogene Auswertung. Ein Unterscheidungsmerkmal zwischen den Tools ist daher, ob sich diese Messung anonymisieren oder abschalten lässt.
6. Inhalt bleibt Standesrecht
Das beste Tool ändert nichts am inhaltlichen Maßstab. Auch im Newsletter gelten das Sachlichkeitsgebot des § 35 ZÄG und das Verbot von Rabattaktionen für Heilbehandlungen.
Sie versenden bereits einen Newsletter oder möchten einen versenden, haben dafür aber nicht genügend Zeit? Dentority kann Ihnen helfen. Wir bieten professionelle Newsletterbetreuung an. Lesen Sie hier mehr!
So bewerten wir
Jedes Tool erhält in vier Kategorien 1 bis 5 Punkte. Die Gesamtwertung ist gewichtet, weil für eine Ordination der Datenschutz schwerer wiegt als (z.B.) eine Zusatzfunktion.
Datenschutz (40 %): Serverstandort, Unternehmenssitz, Dienstleister mit US-Bezug, AVV, Double-Opt-in und Tracking-Optionen.
Preis-Leistung (25 %): Kosten für eine typische Praxisliste von 500 bis 2.500 Kontakten, Gratis-Einstieg und Vertragsbindung.
Bedienbarkeit (20 %): Deutschsprachige Oberfläche und Support, Einarbeitungsaufwand für das Praxisteam.
Funktionen (15 %): Vorlagen, Automationen, Segmentierung und Statistiken.
Die Punkte sind eine redaktionelle Einschätzung auf Basis der öffentlichen Angaben der Anbieter (Stand Oktober 2026), kein technisches Audit.
Die vier Newsletter-Anbieter im Porträt
1. rapidmail (Deutschland) – Gesamtwertung 4,5 / 5
Website: rapidmail.at
rapidmail aus Freiburg ist das schlankste Tool im Vergleich. Laut Anbieter liegen alle Daten und Backups ausschließlich auf Servern in Deutschland, in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum.
Vorteile
- Serverstandort Deutschland, keine Abhängigkeit von US-Hostern laut Anbieter
- AVV direkt im Kundenkonto abschließbar, Double-Opt-in automatisch aktiv
- Geprüfter Mustertext für die Datenschutzerklärung, externer Datenschutzbeauftragter (auch in DE ansässig)
- Sehr einfacher Editor, in kurzer Zeit vom Praxisteam erlernbar
- Trackingoption, die deaktiviert werden kann
Nachteile
- Kein dauerhafter Gratis-Tarif, nur ein kostenloser Erstversand
- Automationen und Nutzerzugänge in den günstigen Tarifen begrenzt
- Kündigung mit einem Monat Frist zum Laufzeitende
Preise: Essential ab 15 €, Performance ab 25 €, Unlimited ab 35 € pro Monat für 500 Kontakte. Für seltene Aussendungen gibt es „Pro Versand“ ab 20 € je Mailing an bis zu 500 Empfänger.
Wertung: Datenschutz 5 · Preis-Leistung 4 · Bedienbarkeit 5 · Funktionen 3
2. CleverReach (Deutschland) – Gesamtwertung 4,3 / 5
CleverReach aus Rastede in Deutschland ist einer der größten Newsletter-Anbieter im deutschsprachigen Raum. Daten werden laut Anbieter ausschließlich in europäischen, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren gespeichert.
Website: CleverReach
Vorteile
- Gratis-Tarif „Lite“ für bis zu 250 Empfänger und 1.000 E-Mails pro Monat, unbefristet
- Double-Opt-in als Standard, AVV online abschließbar, individuelle Datenschutzeinstellungen
- Monatlich kündbar, Jahresabo mit 10 % Rabatt
- Gute Zustellbarkeit und große Vorlagenauswahl
Nachteile
- Im Gratis-Tarif erhalten Sie noch Werbe-E-Mails von CleverReach
- Außer mit dem Enterprise-Paket ist telefonischer Support nur als Zusatzpaket (22,95 € pro Monat) erhältlich
Preise: Lite kostenlos, Basic ab 15 €, Pro ab 18 €, Enterprise ab € 499 pro Monat, jeweils zzgl. USt.
Wertung: Datenschutz 4 · Preis-Leistung 4,5 · Bedienbarkeit 4,5 · Funktionen 4,5
3. Brevo (Frankreich) – Gesamtwertung 4,1 / 5
Brevo, früher Sendinblue, sitzt in Paris und bietet neben E-Mail auch SMS, WhatsApp und Chat. Gehostet wird laut Anbieter bei OVH in Frankreich und Deutschland, Daten werden zusätzlich auf Google Cloud in Belgien gespeichert.
Website: Brevo
Vorteile
- Großzügiger Gratis-Tarif mit 300 E-Mails pro Tag
- Sehr günstiger Einstieg, Abrechnung nach E-Mail-Volumen
- Großer Funktionsumfang inkl. Automationen ab dem Standard-Tarif
- Jahresabo mit 10% Rabatt
Nachteile
- Google Cloud gehört zu einem US-Konzern; die Server stehen zwar in Belgien, ein Restrisiko nach US-Recht bleibt
- Im Starter-Tarif steht das Brevo-Logo im Newsletter, die Entfernung kostet extra
- SMS- und WhatsApp-Funktionen verleiten zu Kanälen, die für Ordinationen datenschutzrechtlich zusätzlich heikel sind
Preise: Free kostenlos, Starter ab 7 €, Standard ab 15 € pro Monat für 5.000 E-Mails
Wertung: Datenschutz 3,5 · Preis-Leistung 4,5 · Bedienbarkeit 4 · Funktionen 5
4. MailerLite (Litauen) – Gesamtwertung 3,7 / 5
MailerLite wurde in Litauen gegründet und ist international stark verbreitet. Das Rechenzentrum liegt laut Anbieter in der EU und ist nach ISO 27001 zertifiziert.
Website: MailerLite
Vorteile
- Gratis-Tarif für bis zu 250 Abonnenten und 2.500 E-Mails pro Monat
- Moderner Editor, Landingpages und Automationen schon in kleinen Tarifen
- 14 Tage kostenloser Test aller Funktionen
Nachteile
- Oberfläche und Support nur auf Englisch
- Preise auf der Website primär in US-Dollar
- Abrechnung nach allen im Monat aktiven Kontakten, auch wenn sie später gelöscht werden
Preise: Free kostenlos, Comfort ab USD 12, Power ab USD 25 pro Monat.
Wertung: Datenschutz 3,5 · Preis-Leistung 4 · Bedienbarkeit 3 · Funktionen 4,5
Checkliste: Newsletter-Anbieter für Zahnärzte richtig einrichten
Diese sieben Themen sollten vor dem ersten Versand geklärt sein. Die Liste dient der Orientierung und ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.
- AVV: Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, Liste der Unterauftragsverarbeiter gelesen.
- Double-Opt-in: aktiviert, Einwilligungen werden mit Zeitstempel gespeichert.
- Bestehende Kontakte: nur Adressen importieren, für die eine dokumentierte Einwilligung vorliegt.
- Tracking: Öffnungs- und Klickmessung in der Einwilligung erwähnt oder anonymisiert.
- Datenschutzerklärung: Anbieter, Zweck, Speicherdauer und Widerrufsmöglichkeit genannt.
- Inhalt: sachlich nach § 35 ZÄG, keine Rabatte auf Heilbehandlungen, Abmeldelink in jeder Aussendung.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Ob ein bestimmtes Tool in Ihrer Praxis rechtskonform eingesetzt werden kann, klären Sie bitte mit Ihrer Datenschutzberatung, anwaltlich oder bei der zuständigen Zahnärztekammer. Die Bewertungen sind eine redaktionelle Einschätzung auf Basis öffentlicher Anbieterangaben.
Das passende Tool ist der erste Schritt. Damit Ihr Newsletter auch gelesen wird, braucht es Inhalte, die zu Ihrer Ordination passen: Wir richten Ihren Newsletter technisch ein und entwickeln Themenpläne, Vorlagen und Texte für Zahnarztpraxen. So unterstützen wir Sie beim Newsletter-Marketing!